O ERP é um software que integra todas as funções e dados da empresa em um único sistema, como uma central de controle. Com ele, é possível conectar áreas, automatizar tarefas, acelerar rotinas e otimizar a gestão do negócio.
Sua empresa inteira cabe em um único ERP.
Com um software de gestão desse tipo, você ganha um painel de controle personalizado com todas as áreas integradas e em pleno funcionamento.
Se algo acontece em um departamento, os outros ficam sabendo imediatamente.
E as tarefas ainda podem ser automatizadas, eliminando de vez as funções repetitivas que atrapalham seu desempenho.
Segundo o Panorama Consulting 2018 ERP report, 95% das empresas relatam o aprimoramento de seus processos depois de adotar um ERP.
Em ordem de importância, os principais motivos para implementar o sistema são:
- Aumentar o desempenho do negócio
- Potencializar o crescimento da empresa
- Reduzir a necessidade de capital de giro.
Se você também quer atingir esses objetivos, este texto é um ótimo começo.
Nas próximas linhas, vou mostrar por que o ERP é obrigatório para os negócios de sucesso e como tirar o máximo proveito dessa tecnologia.
O Que é um ERP?
ERP (Enterprise Resource Planning), ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial, é um software que integra todos os dados e funções da empresa em um único sistema.
Desse modo, é possível facilitar a gestão conectando as áreas de finanças, contabilidade, recursos humanos, produção, marketing e vendas.
Assim, essa tecnologia oferece uma visão geral do negócio e permite a automação de tarefas, além de fornecer informações valiosas para a tomada de decisão.
Sua estrutura abrange desde o processamento de pedidos de vendas e controle de estoque até as transações financeiras.
Para organizar todos os processos de uma empresa, o ERP é desenvolvido em módulos, que são conjuntos específicos de funcionalidades.
Por exemplo, há módulos operacionais como estoque, contabilidade e qualidade e também módulos estratégicos como a gestão de processos e indicadores.
Além disso, o ERP permite a integração com outros softwares e aplicativos, para tornar a solução ainda mais completa.
A história do ERP
O ERP é uma evolução dos chamados sistemas MRP ( Material Requirement Planning), que eram voltados à integração da produção ao marketing e finanças.
Os primeiros surgiram na década de 1960 e se tornaram populares na década seguinte, principalmente nos EUA.
Com a chegada dos anos 1980 e o avanço das redes de computadores, o próximo estágio foi o MRP II, que passou a controlar outras atividades, como mão de obra e maquinário.
Os controles já estavam sofisticados o bastante para caracterizar um ERP, mas o termo foi utilizado somente em 1990, pelo Gartner Group.
A partir dessa época, o sistema se espalhou pelo mundo todo e ganhou os mais diversos módulos de gestão, como recursos humanos, compras, finanças e vendas.
A importância do ERP nas empresas
O ERP é a verdadeira espinha dorsal do negócio, pois concentra um enorme banco de dados com todas as informações necessárias à gestão.
Logo, o sistema funciona como uma central de controle, onde os processos essenciais de produção, vendas e faturamento podem ser acompanhados de perto.
Essa visão panorâmica permite que a empresa se planeje melhor, reduza custos e aprimore continuamente sua cadeia produtiva.
Com o ERP, é muito mais fácil mapear os processos e identificar gargalos na operação, além de implementar mudanças de forma organizada para todas as áreas.
Assim, você consegue avaliar todas as etapas até o produto final e desenvolver maneiras mais inteligentes, rápidas e eficientes de gerar valor.
Não à toa, a indústria de softwares ERP deve faturar US$ 47 bilhões de 2017 a 2022, segundo a previsão do ERP Software Market 2018 Global Trends, da Market Research Future.
Quais são as vantagens do sistema ERP?
Se você ainda não ficou convencido da importância do ERP, precisa conhecer as vantagens desse sistema.
Confira os ganhos para o seu negócio.
Automação
Esqueça as tarefas burocráticas e repetitivas: com o ERP, as funções manuais podem ser automatizadas para agilizar o trabalho.
Assim, é possível preencher formulários, gerar relatórios, enviar documentos e processar solicitações em segundos, com processos totalmente padronizados e estruturas simplificadas.
Por exemplo, um pedido inserido no sistema pode ter sua nota fiscal e contrato emitidos automaticamente, poupando tempo e esforços da equipe de vendas e finanças.
Além disso, um bom ERP conta com uma interface intuitiva que permite a colaboração entre as equipes, eliminando as falhas de comunicação.
Redução de custos
Nas organizações, o aumento da eficiência é sempre sinônimo de redução de custos.
Logo, o ERP é uma das melhores soluções para cortar gastos desnecessários e agilizar processos, identificando cada possibilidade de economia.
Somente com o módulo financeiro já é possível controlar o fluxo de caixa com muito mais precisão e determinar o capital de giro ideal.
Além disso, o ERP também permite que o estoque seja gerenciado para reduzir custos com armazenamento, ao melhor estilo Just in Time.
Acompanhamento das vendas
Controlar as vendas significa estar no comando do motor do negócio, melhorando sua performance continuamente.
No sistema ERP, é possível acompanhar variáveis como o desempenho da equipe, ticket médio, número de pedidos, faturamento por período e vários outros indicadores.
Assim, fica fácil avaliar quais produtos são mais estratégicos e aplicar a famosa Matriz BCG para decidir a posição das soluções no mercado.
O software também dá baixa no estoque automaticamente a cada venda e gera relatórios precisos para finanças e contabilidade.
No setor de compras, a equipe já saberá exatamente quando fazer novos pedidos para repor o estoque, com a opção de programar alertas para os limites desejados.
Inclusive, o próprio pipeline de vendas e CRM ( Customer Relationship Management) podem ser integrados ao ERP para unir todos os dados no mesmo lugar.
Transparência e segurança
Ao contar com uma base de dados centralizada, você garante mais transparência nos processos e possibilita a livre circulação de informações dentro da empresa.
Além disso, os softwares em nuvem contam com sistemas de segurança avançados para proteger os dados da organização.
Ao mesmo tempo em que os colaboradores têm acesso facilitado ao conhecimento do negócio, a confidencialidade é garantida.
Também é possível gerenciar as permissões para limitar o acesso a dados sigilosos.
Integração
Integração é a palavra-chave do ERP, pois todas as ferramentas, softwares e documentos podem ser compartilhados no mesmo ambiente.
Um exemplo clássico são as planilhas utilizadas para gerenciar negócios iniciantes, que podem ser importadas para o sistema para organizar os dados automaticamente.
Assim, as áreas podem colaborar entre si e acompanhar as atividades umas das outras.
Por exemplo, a equipe de produção consegue alinhar seu trabalho às vendas, de acordo com o fluxo de pedidos no sistema.
Para o financeiro, é a garantia das contas a pagar e a receber sempre em dia, com todas as transações registradas no ERP.
Diminuição de erros
Com os processos padronizados e tarefas automáticas, é natural que os erros humanos diminuam consideravelmente.
Quando a empresa usa vários sistemas diferentes ou envia informações por e-mail, a comunicação fica comprometida e há grande possibilidade de falha nos processos.
Com o sistema de ERP, as informações são registradas com precisão e a duplicidade é eliminada, aumentando a segurança na transmissão de informações.
Gestão de pessoas
O ERP também é um aliado importantíssimo na gestão de pessoas, capaz de impulsionar o desempenho dos talentos da organização.
Isso porque todo o esforço poupado com a automatização é revertido em pensamento estratégico para a empresa, pois os colaboradores ganham tempo para se dedicar ao que realmente importa.
Na empresa ideal, as máquinas fazem o trabalho braçal para que as pessoas criem estratégias e inovem processos.
Isso significa valorizar o capital humano, e o ERP é a ferramenta perfeita para chegar a esse cenário.
Além disso, os módulos de recursos humanos permitem que o setor gerencie as competências com eficiência e acompanhe o desempenho dos colaboradores.
Personalização
Os sistemas de ERP mais sofisticados apresentam inúmeras possibilidades de personalização.
Para começar, é possível customizar a interface para atender às preferências dos usuários.
Logicamente, não existe um layout único que agrade a todos da mesma forma.
Quando os colaboradores podem personalizar sua experiência com o software, a tendência é que a produtividade aumente ainda mais.
Afinal, a ideia é que o ERP faça parte do dia a dia naturalmente, como o espaço de execução de tarefas e organização do profissional.
Auxílio na tomada de decisão
Por fim, o sistema de ERP é uma fonte inesgotável de insights para apoiar a tomada de decisão dos gestores.
Com a visão geral das informações, os líderes conseguem identificar quais área necessitam de mais atenção e investimentos, além de detectar os pontos críticos da operação.
Esses dados são visualizados em relatórios detalhados e com layout amigável, facilitando a interpretação.
Com o ERP, é muito simples acompanhar todos os KPIs do negócio e ainda ter ideias inovadoras com base em dados confiáveis.
Módulos de um ERP
Como já mencionei, o ERP é um sistema modular que permite a integração de vários departamentos.
Confira a seguir alguns dos principais módulos utilizados no software.
Faturamento
O módulo de faturamento do sistema ERP é utilizado para controlar pedidos de vendas, emissão de notas fiscais, estoque e tributações.
É um dos sistemas mais importantes do negócio e proporciona grande economia de tempo ao integrar as movimentações de estoque, geração de títulos a receber e programação de faturamento.
Além disso, já inclui o cálculo de impostos sobre as transações, emissão de notas fiscais e gera demonstrativos em tempo real.
Muitos módulos desse tipo também já são integrados com os sistemas fiscais do governo, como o Sped da Receita Federal.
O resultado é o aumento da produtividade e automatização de tarefas que envolvem boletos, notas fiscais, contas e livros fiscais.
Financeiro
O módulo financeiro costuma incluir as funcionalidades de contas a pagar, contas a receber e fluxo de caixa.
Seu objetivo é facilitar a gestão financeira da empresa, abrangendo os ciclos de registro, processamento e pagamento de títulos.
Assim fica fácil controlar as entradas e saídas do caixa e manter os compromissos financeiros em dia, com relatórios em tempo real para a tomada de decisão.
Além disso, é possível programar rotinas de pagamento com os principais bancos, automatizando os processos de remessa e retorno.
Compras
O módulo de compras do ERP traz todas as funções necessárias para manter o controle dos produtos e serviços adquiridos pela empresa.
Seu sistema permite a comparação de preços de fornecedores, aprovação de pedidos conforme permissão dos funcionários e envio automático de informações ao módulo de estoque.
Cada usuário tem suas atribuições para compra de materiais no sistema, que funciona por meio de um sistema de pedidos e cotações.
Após a aprovação, os pedidos de compra são enviados prontos para o fornecedor, com todos os detalhes necessários.
Ao mesmo tempo, os itens já entram no estoque e o pagamento é gerado no módulo financeiro.
Estoque
O módulo de estoque ou recebimento possibilita o gerenciamento da entrada e movimentações dos materiais na empresa.
Algumas funções básicas são a validação das notas fiscais, lançamento de notas fiscais de fornecedores, geração de etiquetas de código de barras e integração automática com as contas a pagar.
Além disso, é possível realizar o gerenciamento de balanços físicos (contagem de estoque) e transferir produtos facilmente.
RH
O módulo de recursos humanos abrange inúmeras funções, desde os relatórios de gestão até o controle do departamento pessoal.
Por meio do sistema, é possível gerenciar benefícios, salários, controle de ponto, documentos e férias dos colaboradores.
Além disso, há funcionalidades específicas para exames médicos e convênios.
Cada funcionário tem seu cadastro individual e os cargos são detalhados no sistema, permitindo também a gestão de carreiras e avaliações de desempenho.
Fiscal
O módulo fiscal costuma estar integrado ao módulo de contabilidade do ERP.
Basicamente, reúne as funcionalidades necessárias para atender às obrigações fiscais da empresa.
Alguns itens essenciais são a integração com sistemas do Fisco, apuração de impostos, livro de registro de entrada e saída e relatórios de movimentações fiscais.
Gerenciamento de projetos
O módulo de gerenciamento de projetos pode ser integrado ao ERP para controle financeiro e estratégico.
Geralmente, possui ferramentas para a gestão de todas as etapas dos projetos, facilitando o planejamento e execução.
O diferencial desse tipo de módulo é a possibilidade de separar os orçamentos e recursos do projeto de outras áreas da empresa, sem perder a integração com o financeiro e estoque.
Produção
O módulo de produção é perfeito para controlar o abastecimento, disponibilidade e qualidade dos produtos.
Seu objetivo é facilitar a fabricação de produtos nas quantidades exatas, especificações corretas e prazo acordado com o cliente.
Além disso, o módulo permite o planejamento completo do ciclo produtivo, desde os suprimentos até o fluxo de caixa.
Uma de suas grandes vantagens é a redução de custos com erros, pois é possível implementar medidas corretivas e preventivas a tempo.
Custos do Sistema ERP
O custo do sistema ERP varia muito conforme as funcionalidades necessárias e nível de personalização.
Para desenvolver um ERP sob medida, por exemplo, há custos de programação, implementação, customização e ainda manutenção e suporte.
Nesse caso, o valor ultrapassa facilmente os 4 dígitos e o resultado é uma solução mais robusta.
Por outro lado, é possível assinar planos de ERP na nuvem a partir de R$ 40 ao mês, em média, para funções mais simples.
De qualquer forma, você terá custos com treinamento para garantir a adoção do software pela equipe.
Exemplo de um diagrama completo de um ERP
O diagrama completo do ERP permite a visualização de todos os módulos e suas conexões dentro do sistema.
Agora ficou mais fácil entender como os módulos se agrupam e relacionam, não é?
No exemplo acima, o poder da integração das áreas da empresa se torna mais claro.
Para ilustrar ainda mais, vale lembrar que o ERP pode funcionar do início ao fim do ciclo da venda.
Imagine ter essa visão 360 graus de todas as esferas de trabalho e dos movimentos da empresa:
- Emissão do pedido
- Envio do boleto bancário para o cliente
- Emissão da nota fiscal
- Alerta para o estoque
- Registro da entrada no financeiro
- Atualização do fluxo de caixa e das contas a receber
- Integração com o banco.
E, nesse exemplo, concentrei minha atenção apenas no processo de venda.
O ERP é uma solução tão completa, que reproduz fielmente a estrutura da empresa e permite uma sinergia completa de esforços.
Como escolher o melhor ERP?
Para escolher o ERP perfeito, você precisa levar vários critérios em consideração.
O primeiro passo é avaliar os módulos oferecidos e verificar se são compatíveis com as atividades da sua empresa.
Isso porque cada segmento tem suas próprias necessidades e demandas.
Uma seguradora de médio porte, por exemplo, é totalmente diferente de uma fábrica de automóveis e de uma startup.
No mercado, já existem soluções específicas com pacotes modulares que atendem cada setor da indústria e serviços.
Outro ponto importante é analisar o suporte oferecido pela empresa, pois o atendimento é fundamental para garantir o pleno funcionamento do software.
Se escolher o ERP na nuvem, procure um fornecedor confiável que tenha estabilidade comprovada e analise cuidadosamente as limitações e funcionalidades do plano contratado.
Por fim, a usabilidade deve ser um critério primordial, pois de nada adianta ter um software incrível que ninguém consegue utilizar.
Quanto mais intuitivo e fácil de usar, mais rapidamente o ERP será introduzido na cultura da empresa e fará parte do dia a dia dos colaboradores.
Mas lembre-se: o sucesso da implementação também depende do apoio da liderança, treinamentos adequados e ações de engajamento.
Conclusão
Pronto, imagino que a força do ERP já tenha fica bem clara para você.
Ganhos de eficiência, escalabilidade, redução de erros e retrabalho, aceleração de rotinas administrativas, detecção de gargalos de produtividade, controle de estoque…
As vantagens são inúmeras.
Por isso, você já deve estar pesquisando sistemas de ERP para sua empresa, certo?
Esta é a hora de assumir o comando do negócio e integrar tudo em um único software, para ver seu negócio decolando.
Depois dessas dicas, você já sabe exatamente o que procurar e como aproveitar ao máximo suas funcionalidades.
Então, me conte nos comentários: qual função ou departamento você está mais ansioso para automatizar?
Aguardo sua participação.
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