在平常的工作中，我们经常要批量制作一些主要内容相同，只是部分数据有变化的文件，比如成绩单、邀请函、名片等，如果一个个制作的话，会浪费大量的时间。这时候我们就可以利用Word的邮件合并功能，它可以帮助我们快速批量的生成文件，不仅操作简单，而且还可以设置各种格式、打印效果又好，可以满足许多客户不同的需求。
常用到邮件合并的工作：
批量打印信封、批量打印信件、批量打印请柬、批量打印工资条、批量打印个人简历、批量打印学生成绩单、批量打印各类获奖证书、批量打印准考证、明信片等个人报表。
总之，有数据源（Excel电子表格、数据库等），需要批量生成，就可以很方便的按记录的方式从WROD中用邮件合并功能进行打印。
下面我们以制作物业费催款单、律师函为例给大家介绍一下邮件合并的具体使用方法：
第一步：在Excel表格中录入名单信息，然后保存关闭此Excel文件。
名单信息，可以由其他管理软件导出。这里以手动录入的方法做介绍。
注：这里介绍一下，金额数字转成大写的方法和月数自动计算方法：
1、使用“设置单元格格式”-特殊-人民币大写
2、使用万能公式
=TEXT(INT(I2),"[DBNUM2]")&"元"&TEXT(MID(I2,LEN(INT(I2))+2,1),"[DBNUM2]D角")&TEXT(MID(I2,LEN(INT(I2))+3,1),"[DBNUM2]D分")&"整"
这里我们要用邮件合并，所以使用方法2来转换人民币大写。
3、月数计算公式
=DATEDIF(L2,M2,"M")
注意DATEDIF公式参数，时间前后的选择，否则会提示错误信息。
第二步：打开准备好的Word模板。
第三步：点击“邮件”选项卡“开始邮件合并”功能组中的“选择收件人”下拉按钮，在下拉列表中选择 “使用现有列表”，弹出“选取数据源”对话框，然后选择准备好的Excel工作表，点击“打开”。
第四步：将光标定位在Word文档中需要插入信息的位置，点击“邮件”选项卡“编写和插入域”功能组中的“插入合并域”下拉按钮，在下拉列表中选择对应的信息，本例中选择“姓名”，点击“插入”按钮，然后关闭“插入合并域”对话框，此时文档中相应位置会出现已插入的域标记。
第五步：预览结果，发现问题，面积部分，小数点位数太长，时间格式不符合惯例，金额没有符号，大写没有转换成功。解决办法：
1、面积：在插入的面积域上，右键，切换域代码，显示{ MERGEFIELD 面积 }修改为{ MERGEFIELD 面积 \# 0.00 },然后右键点击更新域。
2、时间：{ MERGEFIELD 生活垃圾欠费起始日期 }修改为{ MERGEFIELD 生活垃圾欠费起始日期 \@ YYYY-MM-DD },然后右键点击更新域。（大写字母YYYY，MM，DD）
3、金额：{ MERGEFIELD 生活垃圾欠费金额 }修改为{ MERGEFIELD 生活垃圾欠费金额 \# ￥ ####0.00 }，然后右键点击更新域。
4、大写：{ MERGEFIELD 合计欠费金额大写 }修改为{ MERGEFIELD 生活垃圾欠费金额 \* CHINESENUM2 },然后右键点击更新域。
5、律师函最后的发函日期，如果想用中文的方法，需要修改日期代码为{ MERGEFIELD 发函日期 \@ EEEE年O月A日 }，右键点击更新域。（大写字母E，O，A）
第六步：点击“邮件”选项卡“完成”功能组中的“完成并合并”下拉按钮，在下拉列表中点击“编辑单个文档…”，弹出“合并到新文档”对话框，选择“全部”，点击“确定”。此时就会在新窗口中合并生成一个新文档，文档中包含了表格里所有人的信息。
如果遇到需要判断条件的时候：如男女，先生女士等信息。需要在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中，单击“规则”下拉列表中的“如果…那么…否则…”命令，打开“插入域”对话框。在“域名”下拉列表框中选择“性别”，在“比较条件”下拉列表框中选择“等于”，在“比较对象”文本框中输入“男”，在“则插入此文字”文本框中输入“先生”，在“否则插入此文字”文本框中输入“女士”，然后单击“确定”按钮。
以上就是Word邮件合并的用法，批量处理，节约时间，赶快学习起来吧~