系统图示： 

EXCEL表格填写说明：

一、“非打印区域”（A—L列）栏目的填写要求：

1.“一级目录”填写学院全称，例如“数学学院”。

2.“二级目录”填写专业全称，例如“数学与应用数学专业”。

3.“三级目录”填写年班级，例如“2016.01”。

4.“身份证号”“性别”按“居民身份证”进行填写。单元格格式须为数字，且小数位数为“0”。

5.“库存地址”，经档案馆审核同意接收后，由审核人填写。

6.“密级”统一填写“内部”，“保管期”统一填写“永久”。

7.“归档单位”填写单位名称，例如“数学学院”。

8.“移交人”为部门档案员，“移交时间”按照实际情况进行填写，以国际标准日期表示法标注年月日，例如“20200609”。

9.“接收人”经档案馆审核同意接收后，由审核人填写。

二、“打印区域”（M—W列）栏目的填写要求：

（一）“学号”按“学籍表”进行填写。单元格格式须为数字，且小数位数为“0”。

（二）“姓名”按“居民身份证”进行填写。

（三）“材料号”中的阿拉伯数字：

1 代表“入学材料”

2 代表“学习材料”

3 代表“学籍材料”

4 代表“鉴定材料”

5 代表“实习材料”

6 代表“毕业材料”

7 代表“学位材料”

8 代表“奖励材料”

9 代表“处分材料”

10 代表“组织材料”，其中：①入团材料在入党材料前，②“入团志愿书”在前，其他入团材料按时间排序；③入党志愿书在前，其他入党材料按时间排序。

11 代表“体检材料”

12 代表“出国（出境）材料”

13 代表“应征入伍等其他材料”

14 代表“档案转递信息”

注：阿拉伯数字“.0001”为1—14中具体材料的顺序号（单元格格式须为数字，且小数位数为“4”）

（四）“材料类别”按照下拉菜单进行选择，并与“材料名称”的内容相对应。分类标准详见《吉林省普通高等学校学生档案管理办法（试行）》（吉教学[2018]30号）第十条。

（五）“材料名称”按照归档材料的“文件标题”进行填写。

（六）“责任者”按照归档文件的签章单位填写，其中“自传”填写本人。

（七）“文件日期”按照形成材料的形成时间填写。以国际标准日期表示法标注年月日（单元格格式须为数字，且小数位数为“0”），例如“19990909”（《归档文件整理规则》DA/T 22-2015）。

（八）“文件规格”按照下拉菜单进行选择，例如“入党志愿书”选择“制式文件”。

（九）“份数”按照实际情况填写，一般为“1”（即存1份）。单元格格式须为数字，且小数位数为“0”。

（十）“页数”按照实际情况填写，须与纸质档案页数一致。其中：制式文件（例如“本科毕业生登记表”）按照文件尾页的页号进行填写，非制式文件按照有字的页面（带字的算1页）进行统计。单元格格式须为数字，且小数位数为“0”。

三、各单位打印《归档文件目录》”前，应将此表的电子稿送至档案馆进行审查；审查合格后打印一式两份（须与电子表格一致），移交人签署姓名、加盖单位公章后，与档案馆履行交接手续。

四、档案交接后，由接收人完善电子表格并将档案信息上传至《南大之星》档案网络管理系统。