老罗：教你如何筹备好一场发布会（上）

发布会让企业请媒体来报道公司这件事情，变得顺利成章和易于操作。

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发布会的时间安排

你以为那些大企业的发布会都是翻翻日历，看看哪天有空就随随便便决定了日期的吗？其实这可都是有门道在里面的～

一般来说，事件类型的发布会或者是toB类型产品的发布会，对场地要求就没有那么高，人数也不会特别多，比如一百多人到三五百人是较普通的情况。通常也就是在高档酒店的大型会议室或大堂举办，这种情况下提前两三周订场地就可以来。

▲中小型发布会的场地

如果是大众消费类产品的发布会，提前三个月到半年就确定发布日期是常见的情况，而且通常会对发布会场馆要求更高，人数从五百以上到两三千人都是很常见的。在很多大城市，大型专业场馆的数量都是严重不足的，以我们相对比较熟悉的北京、上海、深圳为例，很多设施良好的大型场馆都需要提前半年或一年定档期的，这对企业来说，是非常头疼的事情。提前半年就订好发布日期，这么长的时间周期内，各种主观、非主观的变化都有可能发生。为了万无一失，我们通常采用的方式是提前半年订好相邻两周左右的两个日期，这种情况下，场馆方通常会同意你在最后两三个月的时候免费取消一个。有时候遇到极端情况，损失订金也是有可能的。

▲此类大型场地就至少需要提前一年预定

另一种情况是，如果你提前半年订了一个日期，场馆方通常会同意你在日期到来前两三个月免费改一次或两次时间，但要取决于你要改的那个时间点是否仍有档期。由于多数租凭方也都是被迫提前半年就订场馆的，所以他们的计划发生变故取消或改期的情况也比较常见。

绝大多数的企业发布会，本质上是给媒体开的。所以为了给记者提供方便，以及为了保证事后传播的有效性，比较合理的时间安排是周二到周四的下午。道理上是这样的：周一记者很可能临时有事，那就答应过也来不了了；周五来过之后做报道没问题，但周六周日的新闻会严重损失传播量；另外媒体工作者晚睡晚起很常见，所以安排在上午也不太好。所以最合理的时间是周二到周四的下午。

锤子科技的情况比较特殊，我们多年以来都是周二到周四的晚上七点半开。因为我们的发布会动辄上万人，而且卖门票，这时候道理就跟演唱会差不多了：如果下午开，上班的观众会赶不过来，就可能影响上座率。

▲但老罗从来没有七点半准时开场过

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发布会的地点及场馆选择

活动管家除了良好的活动策划和活动执行能力，还拥有众多的周边资源，可以为您提供多样的场地选择。

一般说来，多数公司都会在公司所在地城市举办发布会。但是稍大一点规模的产品发布会，大家都会选择在北京开，最主要的一个原因是北京的媒体最多。如果企业自己的公关部门，或是在外面请的公关公司靠谱，能最大限度地保证媒体报道的覆盖量。

在北京，大型专业场馆的审批手续是相对严格的。虽然场馆租凭方通常会帮忙协调审批手续，但和商业化程度更高但上海或深圳比，还是非常麻烦的。另外，即便是事先得到了承诺，也有可能因为北京市的某些活动导致企业的发布会被临时叫停。企业要对这一类的风险提前有预案，否则就要面临最后关头取消活动的尴尬局面。但遇到这类情况，损失惨重的改期或改地点是免不了的。

▲上海东方体育中心（近来手机发布会的新宠儿）

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发布会现场的技术支持

活动过程中，技术支持是一个专业度很高的部分，活动管家凭借良好的专业素养和多年的活动经验，能为你将活动事故的可能性降到最低，而且费用大大低于知名的公关公司。

大型场馆的活动，对舞台搭建、灯光、音响、投影或LED屏幕等技术支持要求非常高。企业可以选择承接大型活动对专业公司，但这种情况下需要公司对市场或公关部门里必须有基本了解相关业务对同事，否则到了活动当天，出现各种大大小小对技术故障或是效果得不到保障的情况，是大概率事件。通常出现这类情况，要么就是专业公司不够专业，要么就是偷工减料。

另一种相对省心的情况是完全交给在业内声誉良好的公关公司，但这样的机构整体打包解决，动辄就会贵出来好几倍的价格，通常不是创业公司所能负担的。

▲当然，如果你找活动管家办活动就不用担忧这方面啦

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发布会相关物料准备

很多时候，不用等到活动开始，活动前的一张邀请函，现场入口处的大型签到板，就已经决定了参与者对这场发布会的第一印象了。

发布会必备的物料包括海报、大尺寸喷绘的展板或背景板、X展架、刀旗、门票、邀请函等等。

发布会当天，要在舞台上用到的物料，最主要的就是Keynote或PPT版本的幻灯片。一般来说，准备充分的企业发布会活动，物料里还包括烘托气氛的开场视频。如果是产品发布会，还会有产品的广告视频，通常是制作精良的3D宣传片。另外，活动结尾处掀起高潮的时候，播放一段描绘企业美好前景的煽情视频也是常见的处理方法。

这些物料的清单，让每一家企业做的都差不多，差异化体现在物料的制作水平和风格及调性上。如果企业内部没有懂行的人，或者管理团队缺乏这方面的敏感性，最好交给可信的专业团队来处理。如果管理团队相对专业团队的作品集的判断也有困难（其实管理层觉得判断起来有困难是好事，说明至少你知道你不知道，这远好过你不知道你不知道），可以在自己的朋友圈子里找这方面相对懂行的朋友帮忙选择专业制作公司。虽然管理层完全不懂这些的企业，一般来说，没必要在这些物料的制作上假装公司的品味有多么好，但从另一方面，如果因为不懂这些，导致选错了制作公司，很有可能在现场拿出一堆极为丑陋和恶劣的东西，影响企业的形象。

*复制链接至浏览器查看历年现场物料样本和效果图https://huaban.com/boards/37422865/

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发布会的主持人

一个主持人并不是长得好看，词说得溜就能称得上优秀。关键时候，能把控活动节奏，解决突发情况的主持人才叫真本事！

对于非网红、非相声演员、非脱口秀明星创业的公司来说，企业发布会这种活动虽然不是一定非要请明星，但请一个专业的主持人还是非常非常有必要的。就像令人难堪的婚礼，令人想笑又不能笑的葬礼一样，企业发布会上几乎一定会出现的各种各样的尴尬：比如领导说蠢话导致的尴尬；比如员工当众拍马屁导致的尴尬；比如嘉宾不得体导致的尴尬；比如各种原因导致长时间冷场时的尴尬；比如媒体提问时管理层答不出来顾左右而言他的尴尬等等。

一个优秀的、专业的主持人，能最大程度地解决，或至少是明显地改善这些尴尬场面。当然，如果你找错了主持人，他会让这些尴尬的程度统统翻两倍。

▲老板亲自上阵主持也越来越常见

由于老罗这次的干货实在太走心，内容实在太详细，我们只能分为上下两篇推送来分享给大家。下篇中，老罗会谈谈一场发布会从预热、彩排到执行完成到全流程，甚至还有各类发布会相关的参考流程图，锤子科技历年倒计时海报和锤子科技历年宣传视频的整理！不要错过噢！

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