如何组建高效的流程优化团队(1)

项目团队中的七个角色

在接到流程优化任命通知后，项目经理需要尽快组建项目团队。一般来讲，一个流程优化项目可能涉及七个角色。因为项目组织极其重要，所以我会对每一个角色都进行详细阐述。

1.项目经理

项目团队是项目成功的重要保障，而项目经理是项目团队的核心。一般项目经理是所要优化流程的最高所有者或者由他指派的一个中高层管理人员担任，否则他无法调集必要的资源完成项目。项目经理主要负责项目的目标、计划、时间、质量、风险、成本的管理。项目经理应该具备以下几个条件：

●流程所有者：优化哪个项目，经理就由哪个流程的所有者担当，自己当家做主，做出来的方案才最为可行和到位，而且也有利于保持持续的改革热情。

●责、权、利匹配原则：项目经理对流程优化的所有工作负责，因此也应该拥有对应的权利，需要拥有可以整合所优化流程要求、调配各种资源的权利。

●项目管理能力：项目经理需要具备一定的项目管理的能力、较强的组织协调能力，这在一定程度上可以降低项目的风险。

2.项目秘书

我们相信你肯定很惊讶我们为何要专门强调这个角色。说实话，在我们刚开始做流程优化项目时，也从来没考虑过设置项目秘书。不过在经历过几次惨痛的教训后，我们强烈提醒你流程优化项目秘书单独设置是绝对必要的。

因为，项目经理在整个项目管理过程中更多地发挥管理角色，而项目的实施落地离不开一件件看似烦琐的小事，具体说诸如会议安排、会议纪要、工作跟进、异常反馈、起草方案书等很多琐事都需要这么一个岗位。你总不能指望项目经理自己去做吧。经验证明，没有一个专职项目秘书的项目无论是进度还是质量一般都无法得到保障，而且这是很多企业流程优化项目失败的原因。

如果你仅仅以为项目秘书就是一个文职秘书而已，那你可就大错特错了。文职工作只是他最基本的工作。有时候项目组设计方案的时候只是总体设计，方案的细化及可行性分析都需要项目秘书去完成，这才是项目秘书工作最增值的部分。永远都不要忘记，很多人都是带着脑袋开会而已。一定要有一个人去主导串联工作。而且，期望每个项目成员都能主动按时完成工作简直就是一种奢望。这就需要项目秘书不断地督促督促再督促。

事实上，我们往往发现，项目秘书可以起到一个副项目经理的角色。在我们发现这个现象后，如果我们想培养一些新的项目经理，就会有意识地安排他先以项目秘书的身份参加一两个项目。

3.流程各级所有者

简单地说，如果优化的流程涉及4个岗位，你就需要安排4个岗位代表参加，至少需要安排与本次优化最相关的那2—3个关键岗位代表参加。即使同一个岗位，有时候根据实际情况也有可能有多人参加，比如一个中层管理者加一个实操基层员工。