公章该由谁保管?如何管?
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遇到一起纠纷,一家食品公司,法定代表人是李总,公章执照等原由总经理赵总保管。现在,李总想把公章执照等都收归自己保管,但遭到董事会否决。
李总只好起诉到法院,但仍未获得法院支持。
为什么是这个结果?特别是公司章程没有明确规定时,到底谁有权保管公章?
公章保管其实属于公司日常经营的战术决策项目,如果公司章程没有特别规定,那就由董事会作出决定。
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从公司控制权的角度来讲,控制公章、营业执照、财务账册等,意味着可以从经营层面上对公司进行控制。因而,公章、营业执照、财务账册的掌管权变的尤为关键。
究竟应该由谁来掌管?
这点在法律中并没有明确规定。每个公司都可以制定自己的印章保管方法,一般来说公章由法定代表人保管,或者公司股东会、董事会决议授权的人持有。
这就导致了近年来,很多法定代表人被罢免后,把公司公章、帐册都带出公司,公司和法定代表人为争夺公章诉诸法庭,甚至通过武力来“抢”公章。
不仅是公章,被“抢夺”的还有营业执照、财务章、账簿等,每年总能冒出一堆类似的案件或纠纷。
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如果说上面是“明”的抢占,“暗”的公章使用则就更可怕了,当然这个也分公司知情和不知情两种情况。
一种情况是,公司内部人员为了私利擅自使用公章,造成了公司各种对外损失。
还有一种情况,多发生在建筑公司,很多建筑公司为了业务经营上的便利,除了备案章以外,还刻有其它印章。一旦与合同相对方发生争议,常用的套路就是用公章是私刻,不是备案章来进行抗辩。
不论公章真假,在我国司法实践倾向于保护相对人利益的大环境下,只要合同上所盖的公章是公司真实意思表示,原则上只能按照合同约定承担责任。
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公章之重,如何严格保管都不过分。
管理规范的公司常常会规定各部门印章由各部门指定专人负责管理,使用公章一律登记,要由经办人签字。凡私盖公章或利用公章舞弊者,一经发现给予严厉惩处。
作为公司,还应该确保用章的唯一性,尽量不要同时刻制多枚印章。如果公司意图限制非备案章的适用范围,应在印章的印文中直接予以注明。
要清楚公司备案章与非备案章具有同等法律效力,应采用同一管理标准。否则遇到纠纷时,在诉讼中主张“伪造印章、来历不明印章”对外签订合同对公司没有约束力,可能不会获得法院支持。
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