系统、全面的企业证照管理系统如何打造？制造行业实操案例分享
企业证照管理所涵盖的范畴更为广泛，比如，营业执照、经营许可证等经营类执照，质量体系认定证书、高新技术企业认定证书、仪器仪表的检定证书等资质性证件以及土地证、房产证、车船行驶证等财产性证件，个人的身份证、学历学位证、驾驶证、技术职称证书等，当然这些都是会博通证照管理系统的适应范围。
企业在不断发展，专利、资质、荣誉等证照也在不断增多,如何妥善存管各类证照,成为亟需解决的问题：如何有序保存证照？如何避免证照过期失效？如何方便员工查询和应用，同时避免恶意扩散？……
日前，新天科技与会博通携手,打造企业证照文件一体化管理平台。平台以证照文件管理系统服务为核心,结合流程管理、物联网及防扩散等应用体系,为高效、有序的证照文件管理提供信息化支持。
1、自定义+企业需求,实现证照管理系统有序化
(1)自定义管理分类
根据新天科技的管理需求,系统按证照类型划分为通用类、专用类、员工资质证照三大类,灵活定义,确保与企业管理习惯一致。
(2)自定义证照属性
存管证照时,新天科技可自由定义证照需附带什么信息,如该证照的获得日期、有什么用途、管理者是谁等,清晰记录,让证照信息归档更规范。
(3)物联网化管理
系统可为证照生成条形码、二维码等唯一编码,员工扫一扫编码,即可快速查找到对应证照的属性信息与存放地点,方便管理与应用。
(4)证照期限管理
应用会博通的提醒功能,可单独或批量为证照设定到期、延期提醒,及时提醒对应管理员安排证照延期、更换等操作,避免证照失效,保障业务无畅应用。
2、多模块集成,证照管理系统规范化应用
(1)依权限搜索
当员工需要查找证照时,进入搜索平台或页面搜索框,即可依权限搜索;系统支持关键词检索、类自然语言搜索、二次搜索等多种检索方式,方便员工快速查找专利、资质、荣誉等证照。
此外,系统可依权限对搜索信息进行处理,如仅展示条目或展示条目和内容,确保对应权责的员工才能查阅关键信息,保障证照的规范化应用。
(2)标准化借还
系统支持线上、线下以及线上线下结合的证照借还管理。员工发起借用流程,即可申请线上或线下取用,免去四处奔波的烦恼。
借用人姓名、部门、用途、归还时间等信息将全程电子化记录,信息可追溯;如到期未还,员工会收到流程或短信提醒,大大提高证照借还效率。
(3)防扩散水印
当员工在系统上查阅或打印证照时,屏幕会自动生成水印;水印样式可按需求灵活设置,并记录下使用人信息和时间,让信息泄露有迹可查,更好保障证照的信息安全。
此次新天科技与会博通携手合作，实现了智能化、一体化、数字化的证照管理系统，这不仅是企业信息化升级的重要一步，更是有利于企业管理提效，为业务高速发展提供有力支撑。会博通将继续结合与众多企业合作的实践经验,提供高品质的专业服务。