如何处理员工举报
本文作者 | 经韬纬略智库
全文4264字
案例
某公司采购部蔡经理收到一个实名举报，大致是举报某采购员小张收了A供应商的贿赂，并且罗列了公司内部一些员工和外部的一些其他证人。蔡经理立即展开调查，首先约了公司外部的几个供应商约谈。正在按照计划进行调查的时候，有供应商把风声传给了公司的其他员工，并最终迅速传给了采购员小张。小张立即恼羞成怒，暗中与供应商勾结，并对举报人还在上小学的儿子实施了一次暴打作为报复，并警告说，如果继续调查，将对举报人实施新的报复。举报人向蔡经理反映了自己的境况，并征询蔡经理在哪个环节暴露了自己？蔡经理矢口否认。举报人没想到此事会传播那么快。收到警告后，心里害怕了，立即要求蔡经理停止调查。蔡经理无奈，考虑到举报人的安全，只能作罢。小张则继续大摇大摆上班……
常见问题
●调查时，没有注意调查的方式方法，导致信息泄露。
这类调查大多不要大张旗鼓，不要打草惊蛇。在正式实施调查之前，应该有详细的计划，而不是提到谁，就调查谁，兴师动众，搞得满城风雨。
●举报人没被保护好，被报复打击，导致调查无法继续正常进行。
正像案例中那样，被举报人了解到自己在被调查，从自己的渠道了解到举报人是谁，并对举报人实施报复。举报人后悔不已，心生恐惧，强烈要求立即暂停，从此被举报人更嚣张了。
●也有经理对这类投诉不闻不问，导致违纪行为没有约束，同时举报人的积极性倍受打击。
很多经理凭着感觉相信被举报人，对各种举报不理睬，最终导致知情的举报人不愿意举报，导致违反职业道德的人更肆无忌惮，有恃无恐。另外，举报人的积极性则受到打击。
●也有经理，见风就是雨，轻信举报。
有些经理对于一点点的风吹草动就很紧张，过于轻信举报人的说辞，甚至在调查之前就下结论要处理被举报人（员工）。这就容易冤枉好人，也纵容了这些故意使坏想报复别人的举报人，这些举报人想借公司之手除掉其他人，或想损害其他人的声誉。
●没有固定证人的证词证据，证人被策反。
各相关证人指向同一被举报人，正当公司以这些证词想处罚被举报人时，因为调查过程中缺乏录音和书面签字等有效证据，证人被策反，有证人跳出来不承认当初的口述证词，结果公司顿时陷入证据链缺失，从而无法处罚被举报人的尴尬处境。
●调查者自作主张提前做结论性回答。
比如还在调查期间，证人问调查者，被举报的员工会不会受到公司的处罚？会不会被解除劳动合同？调查者回答：没关系，公司不会因为这种事情处罚员工的。这样的回答促使员工放松了很多，说了很多实话。但当最终结果是被举报人被公司处罚时，调查者往往会被证人责问，从而引起证人再也不相信公司，不相信调查者。
●部门经理自己调查自己的员工，没有避嫌。
一般来说，被举报人的经理应该回避，或者也成为被调查人，配合调查，澄清某些事实，证明某些事实。至于具体的调查结论，如何处理员工，则主要的决策应该是由作为中立调查者的第三方以及公司高层做出。
解决思路
●公司应该有《商业行为准则》，并组织员工学习。
商业行为准则规定了企业在追求自己的战略目标的过程中，如何处理与同事、客户、股东、合作伙伴、供应商、社区等关系的行为准则。该准则鼓励任何人发现或质疑企业的某项重大决策，或者发现任何人有不诚信或不道德的或违法的行为，都可以通过举报热线进行匿名或实名举报。企业要不断教育员工，遵循职业道德标准，正面面对各种举报，告诉员工身正不怕影子斜。作为经理，要积极处理这类投诉案件。当然，如果为了避嫌，需要直接上级回避，经理应该回避，从而使调查能更公正公平地进行。
●处理举报的一般步骤如下。
（1）基于初步得到的事实，决定是否发起调查以及如何调查。
- 确定必须知道此事的高层；
- 高层依据初步的事实决定这样的举报是否需要调查，会涉及哪些人群，有哪些立即的风险要控制；
- 这些举报的信息有什么风险？会如何影响哪些群体；
- 如果要调查，那么如何调查，调查的程度范围，应涉及哪些群体，如果做好保密工作；
- 调查一旦展开，其他同事或多或少知道调查在进行，该如何做才能减少影响？如何回复员工的猜疑；
- 还需要谁来协助。
（2）决定谁来负责调查。
- 一般是第三方调查，或者由与此举报没有利害冲突的中立的一方来调查，或被认为能信任的人来调查；
- 这里注意最好要两个人一起调查，可以一个为主，一个为辅。这样在面谈的时候，一起面对同一个人，保证调查的公正性和可推敲性，否则别人可能怀疑调查者被被举报人贿赂了，故意遗漏某些对被举报人不利的信息，添加对被举报人有利的信息，不能客观公正；
- 当然，如果考虑到保密性，也可以就由一个信得过的人来承担此调查。
（3）向律师咨询风险。
- 和相关律师咨询这样的调查会涉及哪些风险和涉及哪些法律；
- 需要如何做才能减少风险；
- 从法律的角度看，需要什么样的流程保证这种风险的降低；
- 有哪些要注意的事项。
（4）拟定调查问题，以及思考常见问题该如何回答。
- 事先想好，需要调查的问题究竟是什么；
- 需要澄清的问题是什么；
- 可能被问到的问题该如何回答；
- 举报中有哪些信息需要进一步澄清。
（5）与举报人预约面谈的时间与地点。
- 向举报人介绍，参与调查者将会是谁（一般两个人与举报人面谈），身份是什么；
- 告诉举报人面谈的内容，面谈主要涉及找出被举报事件的时间、地点、人物，说了什么，做了什么等事实；
- 告诉对方公司的政策，对待这类问题的态度；
- 与举报人确定没有打搅的、安静、安全的地点以及面谈时间。
（6）与举报人面谈。
- 切记做面谈笔记，面谈全程做笔记；
- 有任何模糊或模棱两可的地方，需要与举报人确定具体的细节；
- 让举报人阅读你的笔记，并签字确认；
- 保证调查的保密性，要求举报人也要保密；
- 询问举报人会不会有什么顾虑，是否担心被被举报人猜到他的身份，是否担心被报复；
- 今后的调查中有哪些可以调查，哪些会涉及举报人本人的人身风险而不能被调查；
- 要注意的事情是什么；
- 如果有什么证据，进行接收和保存好。
（7）与被举报人预约面谈的时间与地点。
- 向对方介绍，参与调查者将会是谁（一般两个人），身份是什么；
- 告诉对方面谈的内容和目的：为什么组织这次面谈，什么将会被面谈，什么不会被面谈；
- 更重要的是告诉对方：目前只是调查阶段，没有任何结论；
- 让对方要保密；
- 同时与对方确定一个没有打搅的、安静、安全的地点以及面谈时间，时间应该足够长，确保事实被描述得充分详细。
（8）与被举报人员面谈。
- 注意尽量两个人以上与被举报人面谈；
- 切记：用举报人的话来描述事件原貌；
- 记录被举报人员对同样事件的描述，被举报事件的时间、地点、人物，说了什么，做了什么等事实细节描述；
- 澄清每个细节；
- 面谈后，让被举报人员阅读面谈记录，并签字确认；
- 告诉对方，目前只是调查阶段，没有任何结论，且记住要保密；
- 如果对方有什么证据，进行接收和保存；
- 不能泄露举报人的信息或身份。
（9）与涉事的其他证人预约面谈时间与地点。
- 注意不要对所有证人放在一起同时面谈，而是要单独面谈；
- 向对方介绍，参与调查者将会是谁（一般两个人），身份是什么；
- 告诉对方面谈的内容和目的：为什么进行此次面谈，什么将会被面谈，什么不会被面谈；
- 更重要的是告诉对方：目前只是调查阶段，没有任何结论；
- 同时与对方确定一没有打搅的、安静、安全的地点以及面谈时间，时间应该足够长，确保事实被描述得充分详细；
- 再次告知对方要保密。
（10）与相关证人挨个面谈。
- 让证人了解面谈范围；
- 让证人描述事件，注意只验证与该证人有关联的部分；
- 不要泄露了举报人的信息和身份；
- 让证人阅读你的面谈笔记并签字确认，告知证人他们提供的信息有可能会被被举报人了解；
- 告诉对方，目前只是调查阶段，没有任何结论；
- 让对方记住要保密；
- 如果证人询问，告知证人：举报人可能会看到证人的陈述。
（11）基于事实做出推论和处理建议，如表1所示。
表1 基于事实做出推论和处理建议示例
- 草拟一个表格罗列各项指控要点与调查发现；
- 评估每个被面谈人员的证词的可信程度，决定如何使用；
- 从可以得到的信息中判定每个指控是否站得住脚，并形成结论与建议；
- 与人事部门或法律法务部门咨询，这样的结论和建议是否令人信服，是否合法合规、有依据。
（12）制作调查报告，主要内容有：
- 举报调查概要；
- 调查的过程/流程，在什么时间，面谈人是谁，被面谈人是谁，主要要验证的内容是什么；
- 罗列举报人的各指控要点；
- 相关证人以及被举报人对各指控要点的反应；
- 当相关证据相互冲突时，为什么采信某一方的证言证词；
- 罗列相关的证据；
- 基于所能得到的证据，得到合理推论，以及给出建议；
- 报告正式发出去之前，与重要的关联方确认报告措辞、内容、建议和结论的适宜性和合理性。
（13）把报告发给相关的重要领导批准。
- 注意报告的保密性，保存好。
（14）反馈给各方关于该调查的结论是什么，并完成行动计划，报告要保密。
- 反馈很多时候是口头的，而不是书面的报告；
- 给举报人反馈调查的结果；
- 给被举报人反馈调查的结果；
- 给关联人员反馈相关的调查结果；
- 并落实行动改进计划或相关决议。
●下列是员工举报的基本处理原则，作为经理，应该自觉遵守执行。
- 风险与影响评估原则：调查一旦启动，必然有关人员会知道，有些信息是不可能百分之百保密的，那么企业高层应该评估调查是否进行，以及如何进行才能降低对企业构成的影响。
- 保密原则：整个调查的过程要考虑采取合适措施进行保密，被调查的人员也有保密的义务。
- 证据固定原则：比如全部调查过程要做记录，并让被面谈人阅读，并签字画押确认。
- 无偏见原则：调查人员不能靠主观想象或自己的猜测或偏好或刻板印象而下任何结论，任何结论只基于已经得到的证据来推断。
- 诚实原则：对任何有利或不利的证据全部保留和利用，不刻意藏匿证据或毁灭证据，不隐瞒任何得到的信息和证据，正直诚实。
- 严肃流程原则：对每个举报都认真按照流程进行严肃调查与处理。
- 时效性原则：任何举报都应在规定的时间（比如半个月）内完成。
- 独立原则：调查全过程要公正无私，不能被第三方势力所左右。
- 冲突回避原则：主导调查的人员不能与举报的案件有利益关联或冲突，否则就不能作为调查人员主导、参与调查。
- 无误导原则：在调查的过程中，不应误导证人或相关人员。比如说“你作为一个普通工人，就老老实实做一个操作工人吧，言多必失”“这次调查不会有什么惩罚，你放心说”“这次调查很严肃，你说之前，先三思而后说”。
- 反馈原则：任何调查都应反馈给公司相关领导、相关的举报人、被举报人以及其他关联方等，有调查必有调查的结果。
- 保护举报人原则：要与举报人评估这种调查对举报人本人的人身安全的影响，然后决定如何调查以及调查的程度与范围。
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